プリンターをレンタルする際の選び方
一般的なオフィスから学習塾、建築現場や個人事務所までプリンターが必要となるシーン・場所は実にさまざまです。会社の規模が大きくて、大量に印刷する機会が多いのであれば購入するのも良いですが新規事業者などは特にレンタル・リースを利用した方がお得な場合が多い傾向にあります。しかし一口にレンタル会社と言え、色んな規模・種類の製品を提供する企業があって迷っている方も少なくありません。ここではプリンター レンタルの会社を選ぶ上で、留意しておきたい点を解説します。
用途にあった機種を提供しているかチェック
プリンター レンタル会社を選ぶにあたって大切なのは、用途をはっきりさせることとそれに見合った機種が提供されているかどうかを確認することです。いくら月ごと・一年ごとの料金が安くて、色んな製品のレンタルを行っているとしても、自社の業態に合った製品が見つからないのでは意味がありません。小型のプリンターで良いのに、大型の複合機がメインのところと契約したら非効率です。設置する場所や使用頻度、従業員のデスクからの動線の確保など入念に練った上で探し始めるようにしてください。作業内容やスピード、ひいきのメーカーがある場合は特にレンタル会社のホームページで機種を確認することが大事です。
使用頻度がさほど高くなくて、高い品質もあまり求めていないのであればインクジェットタイプが良いです。複合機やレーザープリンターに関しては、品質と速度が共に優れているもののレンタル料金はかさばります。インクジェット方式と比べると、月額5,000?10,000円ほど高くなるため用途をよく吟味して選ぶことが大切です。なお料金を抑えたいのであれば、A4対応タイプの製品を狙うと効果的です。大判A3に対応する機種と比べて、2割ほど安価になります。
業務内容によってはレーザープリンターや複合機の方が良いときも
普段行っている業務の内容次第で、割高ではあるもののレーザープリンターや複合機の方がマッチする場合もあります。たとえば飲食店や雑貨店、服飾店のチラシを自社で作成している場合は美麗な写真・デザインが必要です。この場合はトナーパウダーと呼ばれる樹脂粉を、熱で溶かして用紙に定着させて印刷するレーザープリンターが向いています。商品の写真をふんだんに掲載するスーパーのチラシ、塾や音楽教室の宣伝チラシなどを作る機会があるならこちらがおすすめです。印刷のみならずコピーやFAX、紙の資料のスキャンなど色んな作業をしたいのであれば複合機が良いでしょう。大量にFAXで注文を受けたり、答案用紙を一斉にスキャンして採点作業をデジタルで行ったりといった職場に最適です。加えて印刷のスピードが、インクジェット方式に比べて段違いである点にも注目です。1分間に印刷される枚数が多いため、業務内容によっては作業効率が大きく変わってきます。会議のための資料やプリント、テキストなどを大量に刷ることが多いのであればぜひ検討してみてください。
マッチする料金・プランを探そう
プリンターに限らずレンタル会社、ひいては全てのサービスを選ぶ際に共通しているのが料金とプランの考慮です。いかに優れた製品・サービスであっても、予算や運営資金を圧迫するのであれば選ぶべきではないからです。出せる予算を考慮しつつ、各社が提供する料金およびプランをしっかりと比較することから始めましょう。プリンターのレンタル業界の料金の最低額は、会社や機種により5,000円から30,000円までと実に開きがあります。一方で印刷する枚数によってお得になるライトプラン、すり放題プランといったコースを用意している場合もあるため、自社の業務内容と擦り合わせつつ選ぶと良いです。個人的に使い、短期の現場で使用するのであれば格安のライトプランが向いています。たとえば自宅でテレワークをしている際の資料の印刷、年賀状のはがき印刷やワークショップ用の資料を作成する時など、文字通りライトな頻度であれば各社が提供するこのプランを探すと良いです。企業によって差はありますが、大抵は月ごとに1,000?3,000枚が上限と定めている割安プランを指します。先述のすり放題プランと比べると、3?4割ほど安くレンタルで利用できる計算です。
オフィスや学校で利用するならすり放題プランも要検討
使用する頻度も枚数も多い場所、たとえばオフィスや学校・大規模な学習塾などであればすり放題プランも候補に入れておきましょう。合同会議やセミナー、企業ブースなど何かと配布するための資料を刷る機会が多いのであれば枚数上限がないプランの方がお得である傾向にあるからです。問題・答案用紙やテキスト、プリントを印刷することが多いのであれば月間の枚数を勘定しておいて検討するようにしてください。大抵のレンタル企業はすり放題プランを提供していて、会社によって9,000?25,000円といったように月額料金にはバラつきがあります。なおすり放題とは言うものの、上限がなく無制限で刷っていても料金が同一の場合もあれば、10,000枚が上限と設定されている場合もあるため注意しましょう。
またすり放題プランは、単純に料金の高低でその良し悪しを判断できない点にも注目です。たとえば他の会社と比べて高いものの、レーザープリンターや複合機に限定していたり印刷のための用紙を毎月3,000枚プレゼントしてくれたりと付加サービスがある場合が多いからです。使う頻度や業務内容によっては、料金が高いサービスの方が向いているケースも少なくないため内容もしっかり吟味することが大切になります。
無料のお試し期間も余すことなく活用しよう
お得なプランを実施していて、料金も枚数の上限も理想に合う会社を見つけたもののすぐに契約するは不安という方も少なくありません。レンタル会社を決めかねている方はもちろん、お試しで使ってみたいという方におすすめなのが期間限定の無料お試しレンタル利用です。無料お試しの期間は、1?2週間といったようにレンタル会社によって変わってきます。嬉しいのはもしサービスが合わないとなって、期間中であれば契約しなくても料金が発生しない点です。反対に気に入ってそのまま契約したくなった場合、シームレスに本契約に移行できるので便利です。その期間の分、コストカットになるのもメリットと言えるでしょう。ただお試しサービスのみで辞退する場合、プリンター本体の送料は発生するため注意が必要です。なお中にはお試しサービスを利用する際の、送料も負担してくれる会社もあります。お気に入りの機種があって、該当するプランを実施しているのであれば検討してみることをおすすめします。
選ぶ前に最低レンタル期間をチェックすることも大事
用途や条件を明確にして、借りたい機種や料金を比較して候補がある程度絞り込めてきたら次は最低レンタル期間を見ます。オフィスや学校など長く続ける事業・業務であれば問題ありませんが、短期の現場や個人事業主であれば契約する期間はかなり厳密に計算する必要があります。業務で使用するシーン、請け負っている仕事と利用期間について正確にシミュレートしてみてください。プリンターのレンタル会社は、最低契約期間を設定しています。いざレンタルサービスを利用したものの、予定よりも短かったり長かったりすれば両方とも損になります。いずれも無駄な出費となるため、使用方法や頻度・シーンと期間はしっかりと吟味して会社・サービスを選ぶようにしてください。最低契約期間は会社によって実にさまざまで、1ヶ月のところもあれば1?2年と長期にわたる場合もあります。予定よりも早く終了した場合の違約金ですが、その残りの期間のレンタル料金が請求されるケースが多いです。なお中には短期の契約で、事前に相談しておけば1日ごとの精算が可能な場合もあるためこちらも状況に応じて使い分けると良いでしょう。
まとめ
小規模事業であればインクジェット方式で、なおかつA4タイプを採用すれば費用を最低限に抑えられます。一方で写真をたくさん使ったチラシ・ポスターなどを印刷する場合や、生産効率・速度を求めるのであればレーザープリンターや複合機が良いです。また一ヶ月に印刷する枚数も考慮に入れておくべきであり、2,000枚以下であればライトプランでそれ以上であればすり放題プランを検討すべきです。短期利用で、個人的に使うのであれば最低契約期間についてもチェックしつつ比較するようにしましょう。